ERP sistemleri kurumların akışlarını başlangıçtan sona kadar sistem üzerinde yürütmelerini, aradaki bilgi geçişlerini birbirleri ile entegre eden ve kendi içinde bazı anlık karar verme fonksiyonlarını bulunduran, iş akışlarının tasarlanmasını ve organize edilmesini sağlayan sistemlerdir. Günümüz teknolojisi sayesinde bu sistem bilgisayar desteği ile kolay bir şekilde kullanılmaktadır.
ERP sistemleri operasyonun fonksiyonel alanlarına göre parçalara ayrılır ve her parça kendi içinde detaylı işlemler kümesi barındırır. Bu fonksiyonel alanlar daha önceki yıllarda aralarında sanal sınırlar çizilmiş ve birbirlerinden çok farklı olarak hareket eder hale gelmiştir. ERP yazılımları bu alanlar arasındaki sınırları kaldırmayı amaçlamaktadır. Böylece operasyonel fonksiyonlar birbirleri ile iletişim kurabilmekte, veri akışlarını kendi içlerinde sağlamaktadır.
ERP sistemleri muhasebe, üretim, satın alma, pazarlama, insan kaynakları, kapasite planlama, bütçe, maliyet ve proje yönetimi gibi bir firma içerisinde ihtiyaç duyulan sistemlerin birbirleri ile entegre çalışmasını sağlayarak aralarında olabilecek veri kayıplarını en aza indirger.
Kurumlar ERP sistemlerini, akışlarını yürütmenin yanı sıra gerçek maliyet ve karlılık oranlarını görmek ve bunun sonucunda alacakları kararlar ile maliyetleri düşürmenin yollarını aramak için de kullanırlar.
Kurumların ERP'yi tercih etmelerinde birçok sebep olabilir. Bunlardan en önemlileri ;
Yaşlanma: Yıllar önce parçalar halinde yazılmış uygulamalarda bugün değişiklik yapılmak istenen programlar, çok kırılgan bir yapıya sahip olduklarından ve dokümantasyon eksikliklerinden dolayı çok ciddi zaman ve maliyet kayıpları oluşturmaktadır.
Entegrasyon: Farklı kaynaklı uygulamalar birbirlerinden bağımsız çalıştıkları için bilgiyi aynı şekilde tanımlamama ve hesaplamaları aynı şekilde yapmamaları sonucunda veriler işlenmek istendiği zaman ciddi sıkıntılar yaşanmaktadır.
ERP sistemlerinin içinde barındırdığı uygulamalar birbirleri ile ilişkilidir ve ortak bir veritabanı kullanır. Uygulamaların birbiri ile ilişkili olmasının getirmiş olduğu avantajlar operasyonel karar verme sistemlerinde (Decision Support Systems - DSS ) büyük kolaylıklar sağlamaktadır.
ERP yazılımı, kurumun hareket bilgileri tarafını çevreler. Hareket seviyesinde uygulama birimleri arasında ve müşteri-kurum arasında detaylı bir etkileşim sunar. ERP tarafında siparişlerin girilmesi, üretimin yapılması, ödemelerin yapılması ve sevkiyatların tamamlanması gibi işlemler tamamlanır. Bu nedenle ERP işletmelerin kalbini oluşturmaktadır.
Tüm bunlara rağmen hareketler (transactions) bilgi işlemenin sadece başlangıcıdır.
Veri Ambarları
Hareket seviyesindeki bilgilerin büyüklüğü, bu bilgilerin dolayı üzerinde çalışılması, sorgu yapılması ve bunun yorumlanmasını uzun zaman alan süreçler haline getirmektedir. Bu yüzden hareket seviyesindeki bilgilerden sadece bize ileride yarar sağlayacak anlamlı bilgileri bir yerde toplama ve bunlar üzerinde daha hızlı işlem yapabilmemize olanak tanıyan sistemlere ihtiyaç duyulmuştur.
Veri Ambarı, ilişkili verilerin sorgulanabildiği ve analizlerin yapılabildiği veri depolarıdır. Veri üretildikleri yerden elde edilir, ETL (Execution-Transform-Loading) aşamasından geçer ve veri ambarına atılır. Veri depolama programları bu bilgiyi kullanıcının tanımlamış olduğu ilişkiler ile bilginin daha hızlı çekilmesini sağlayan bir yapıda muhafaza eder.
ERP ve Veri Ambarı
Günümüzde artık yöneticiler ve araştırmacıların yoğunlaştıkları nokta hareket bilgilerinin tutulması veya raporların çıkarılması değildir. Artık yöneticiler ve araştırmacıların yoğunlaştığı ve ciddi efor sarf ettiği alan analizler ve bu analizleri destekleyecek karar destek sistemlerini geliştirmektir. Bu karar destek sistemlerinde günümüzde en çok firmalar tarafından veri ambarları kullanılmaktadır.
Birçok ERP uyarlaması esnasında karar destek sistemleri ve veri ambarları kurulumları yapılmaktadır. Uyarlamaların anında yapılmasındaki sebep, karar aşamasında kullanılacak verilerin yönetiminin de ERP uyarlama aşamasında yapılıp ve bir sonraki aşama için altyapının oluşturulmasıdır. . Ayrıca operasyonel fonksiyon alanlarında çapraz analizler oluşturulur ve daha iyi karşılaştırma sonuçları da desteklenmiş olur.
ERP kullanılmadan önceki durumlarda veri ambarı oluşturmanın en zor kısımlarından biriside birçok kaynaktan bilgiyi almak ve bunları işlemektir. Her kaynağın kendi altyapısı farklı olduğu için sizin de her kaynak için ayrı ETL araçları hazırlamanız gerekmektedir. Bu durum firmalara, hem tasarım aşamasında hem de geliştirme aşamasında sıkıntılar doğurmaktadır. ERP uyarlaması sırasında sistemin yukarıda bahsedildiği gibi bir veri ambarı uygulamasına alt yapı sağlayacak şekilde tasarlanması, hem veri analizlerinde hem de hareket aktivitelerinde tutulan kayıtlar açısından ciddi tasarruflar sağlayacaktır.
ERP sistemlerinde üretilen meta veri kolaylıkları ve zorlukları beraberinde getirmektedir. Eğer birden fazla ERP sistemi kaynak olarak kullanılıyorsa ve ortak meta veriler kullanılmıyorsa, bunların eşleştirilmesi, tekrarlı kayıtların önlenmesi gibi ek işlemler doğacaktır.
ERP sisteminin tarih bazlı kayıtlar tutması, istikrarlı veri ambarı uygulamaları için önem arz etmektedir. Özellikle tutulan verilerin ne kadar süreyle ERP sisteminin aktif veri tabanında saklandığı ve hangi bilgilerin yedeklenerek veri ambarlarına taşındığı gibi kurguların iyi hazırlanması gerekmektedir. Veri ambarında daha önceden analiz etmediğimiz bir bilgiyi analiz etmek istersek ve bu bilgiyi oluşturmaya başladığımızda hem aktif veri tabanından bilgiler okunmalı hem de tarihsel bazlı yedeklenen bilgileri okunmalıdır. Sistemin 6 aylık ve yıllık dönemlerde yedeklendiğini ve aktif veri tabanından silindiğini varsayarsak, bu bilgileri düzenlemek ve oluşturmak daha karmaşık bir hal alacaktır.
Veri Ambarlarının ERP Sistemlerinden Beslenmesi
ERP yazılımları kendi bünyelerinde veri ambarı uygulamalarını barındırabilmektedir. Günümüzde birçok ERP yazılım üreticisi kendi bünyesinde bu çözümleri sunmaktadır. Bu yöntemin elbette avantaj ve dezavantajları bulunmaktadır. En önemli avantajları arasında ise ERP yazılım üreticisinin sunmuş olduğu sistemin kompleks tasarımının ve geliştirmesinin çözülmesi ile çok büyük altyapı hazırlık kazançları sağladığı görülmektedir. ERP sistemleri ile birlikte gelen veri ambarı uygulamalarının dezavantajlarından biri de uzun süreli kullanımlarda bakımın basitleştirilmesinin gerekliliğidir. Kısa zamanda ERP yazılımlarının alt yapısının kullanılması veri ambarını tasarlayan kişilerin işlerini bir hayli kolaylaştırır.
ERP yazılımlarında kullanılan iki basit temel vardır;
1-Kurumsal Veri Ambarı (Enterprise Data Warehouse - EDW ) : İçinde çok çeşitli bilgileri bulundurabilen, analiz ve raporların yapıldığı veri havuzudur.
2-Veri Pazarı (Data Mart - DM ) : İhtiyaç doğrultusunda belirli bir veriye analiz yapmak ve rapor hazırlamak için kullanılan bilgi havuzudur.
Kurumsal veri ambarı, entegrasyonu ve gelişimi garantiler ancak her bilgiyi herkese kullandırmak istemek ciddi sıkıntılar doğurmaktadır. Bu yüzden veri pazarları veri ambarına göre daha kolay tasarlanıp geliştirilebilir yapısı ile özel konular için veri ambarı olarak tercih edilir. Veri pazarları konuya özel olmalarından dolayı farklı amaçlar için kullanılamaz. ERP kullanan firmaların büyük firmalar olduğunu düşünürsek her iki yapıya da ihtiyaç duyacaklardır.
ERP sistemlerinde tavsiye edilen kullanım, kurumsal veri ambarının geriye dönük bilgi entegrasyonları için kullanılması, veri pazarlarının da analiz ve rapor çalışmaları için tutulmasıdır. Bu işlem bir nevi yedekleme işlemi gibi dursa da çalışma anında büyük kolaylıklar sağlamaktadır.
