ERP İle Verimlilik İçin Altın Kurallar…
Nisan 2003
Bugün büyük, küçük bir çok hemen her şirketin
tüm iş süreçlerini yönetmesi için olmazsa olmaz çözüm olan
kurumsal kaynak planlamada başarıyı yakalamak için iyi planlama,
yönetim, dokümantasyon oluşturma, danışmanlık hizmeti alma
ve eğitime önem verilmesi gerekiyor.
Kurumsal Kaynak Planlama ve KOBI
Birçok kuruluş ve özellikle KOBI'ler, ERP (Enterprise Resource
Planning) olalarak bilinen kurumsal kaynak planlama yazılımı
kullanan firmaların, büyük bilgi işlem departmanı olan, bir
sürü bilgisayarın birbirine bağlı olduğu, uluslararası şirketler
olduğunu düşünmektedir. Bu düşünce aslında ERP yazılımının çok
iyi tanınmamasından ve de yazılım yatırımının kısa vadede kurumlara
ciddi yük getiriyor olmasından kaynaklanıyor. Halbuki ERP yazılımları
başarıyla uygulanabilirse, orta vadede, maliyetleri direkt olarak
düşürmektedir. Bu yazılımların sağladığı diğer faydalara bakıldığında
ise, direkt olarak olmasa da maliyeti düşüren bir çok özellik
olduğu görülmektedir.
ERP paketleri temel olarak, organizasyonların farklı fonksiyonlarının
ve departmanlarının kullandığı enformasyonu entegre ederek
tek bir kontrol sistemine çevirir. Bu da, farklı departmanların
birbirlerinden habersiz bir şekilde bilgiyi yönetmelerinin
yerine herkesin aynı veri tabanını kullanması anlamına gelir.
Bu şekilde, bir kuruluştaki herkesin aynı bilgiye bakması
ve aynı dili konuşması sağlanır.
Özellikle belirli bir standarda ulaşmayı, iş akışlarını düzenlemeyi,
kontrollü bir şekilde büyümeyi ya da ayakta kalmayı hedefleyen
kuruluşlar, ERP ile daha az hata yapar, daha efektif çalışır
ve tüm verilere rahatlıkla ulaşırlar. Doğru ve güncel verilere
kolayca ulaşabilmek de tüm çalışanların firmada neler olduğunu
anlamasına yardımcı olur ve üst yönetime de stratejik karar
verme imkanı verir. Örneğin, satınalma departmanındaki bir
kişi ERP sisteminde, azalan ya da artan bir ham maddeyi rahatça
görebilir ve satınalmasını buna göre planlayabilir. Öte yandan
yapılan bir satınalma işlemi de anında kuruluşun muhasebe
kayıtlarında görülebilir. Bu hem satinalma departmanının işlerini
kolaylaştırır hem de yönetimin gelir ve gideri güncel olarak
izlemesine olanak verir.
Türkiye'deki Mevcut Durum
Şu anda Türkiye'deki duruma bakıldığında, bir çok orta ve
büyük ölçekli kuruluş, farklı departmanlarda, birbirinden bağımsız
değişik yazılımlar kullanılıyor. Bu kuruluşlarda, küçük ya da
büyük her departman farklı sistem ve teknik kullanarak is kayıtlarını
tutmaya çalışıyorlar. Bu tür bir sistemde bir çok departman
aynı bilgileri tekrar tekrar giriyor ve bu girilen bilgiler
çoğu zaman güncel olmuyor. Hatta, bu bilgilerin bir kısmı zaman
zaman sadece kağıtta oluyor. Örneğin bir çok firmada, Müşteri
ile ilgili bir bilgiye ulaşılmak istendiğinde, Müşteri bilgilerine
bir excel dosyasından, Müşterinin yaptığı ödemelere bağımsız
bir muhasebe programından, gelen faturalara ise fiziksel arşivlerden
ulaşılıyor. Böyle bir durumda, firmadaki yönetici Müşteriyle
konuşurken, her türlü bilgiye ulasmak için farklı departmanlarla
kontağa geçmek ve bu bilgilerin güncelliğinden ve doğruluğundan
emin olmak durumunda kalıyor. Buna karşılık ERP sistemi kullanan
bir firmada kullanıcı, Müşteri ile ilgili her türlü bilgiye
aynı sistem üzerinden kolayca ulaşabiliyor ve en önemlisi de
bu bilgilerin güncel, doğru ve günvenilir olduğunda emin oluyor.
ERP'nin hayata geçirilmesi
ERP yazılımları uygulamaya geçirilmeden önce aşıllması gereken
ciddi bir aşama planlama ve sistem analizi aşamasıdır. ERP sistemini
kurmak, bir firmanın tüm birimlerini koordine etmek anlamına
geldiği için oldukça kompleks bir olaydır. Bu yüzden ERP çözümleri
sağlayan firmaların dikkatli bir şekilde analiz yapması ve aşamaları
çok iyi planlaması gerekmektedir. İyi bir şekilde planlanmamış
ve analiz edilmemis bir ERP projesi yıllar sürebilir. Bu da
hesaplanmamış oldukça yüksek maliyetler anlamına gelir. Bu yüzden
ERP çözümü almayı planlayan bir firmanın ERP'yi ve gerekli aşamaları
çok iyi biliyor olması gerekir.
Problemlerin yaşanabileceği alanları ve ERP projelerinin maliyetlerini
daha iyi anlayabilmek için 1993 yılından beri Türkiye'de orta
ve büyük ölçekli firmalara ERP çözümleri sunan IAS Bilgi İşlem
Danışmanlık'tan bilgi aldık.
IAS Danışmanlık bölümünün belirlediği ve önemini vurguladığı konular şunlar:
Planlama ve Proje Yönetimi IAS danışmanlık bölüm başkanı Mazhar
Tellibeyoğlu, ERP projelerinin basarili olabilmesi için, bilgi
işlem elemanlarına ve ilgili yöneticilere net olarak zamanlamanın
ve sorumlulukların bildirilmesi gerektiğini vurguluyor ve ekliyor.
"Projenin başarılı olması için projenin kapsamı, zamanlaması,
maliyetleri ve bu maliyetlerin nasıl oluştuğu ekipteki insanlara
net olarak anlatılmalıdır. Aksi takdirde projenin sağlıklı bir
şekilde ilerlemesi mümkün değildir." Tellibeyoğlu, proje ekibi
oluşturulurken, müşteri tarafında da ekibe seçilen elemanların
teknolojideki bilgileri dışında, firmalarının ihtiyaçları ve
aşamaları hakkında da bilgili olmasının çok önemli olduğunu
ifade ediyor.
Dokümantasyon
Tellibeyoğlu, dokümantasyon bir ERP projesinin devam ettirilmesi
için çok mühimdir çünkü IT çalışanlarının ve proje yöneticilerinin
sistemi analiz ve modifiye edebilmeleri muhakkak gerekecektir.
Ayni zamanda firmalardaki IT çalışanlarının sürekli değişecek
ve bu yüzden yeni gelenlerin, is akısını ve sistemin nasıl çalıştığını
anlamaları çok gereklidir. Ayrıca, dokümantasyon, danışmanların
projeleri daha rahat izlemelerini ve geliştirmelerini sağlamaktadır.
Eğitim
Tellibeyoğlu, en önemli hatalardan birisinin ERP'yi kullanacak
kişilerin bu sistemi çok iyi öğrenmemeleri olduğunu belirtiyor:
"Çalışanlar, ERP sisteminin nasıl kullanıldığı, ne tür faydaları
olduğu konusunda eğitilmelidir aksi takdirde ERP gibi rekabet
avantajı sağlayacak bir çözümden tam olarak faydalanılamaz."
Danışmanlık ücretleri
Küçük ve orta büyüklükte firmaların ekstra isle ilgilenebilecek
bir kaynağı olmadığı için ERP projesinin uygulamaya geçmesi
için bir çok aşamada danışmanların yardımına ihtiyaç duyulur.
Uygun bir danışmanlık planı yapılmadığı takdirde, danışmanlık
ücretleri kurumların bütçesine ekstra bir gider olarak gelecektir.
Tellibeyoğlu, firmaların ERP yazılımı için anlaşma yaparken
danışmanlık kontratlarını çok dikkatlice incelemeleri gerektiğini
ve ekliyor. "Her asama, zamanlama, projeden sorumlu kişilerin
konuya hakimiyeti, hedefler ve eğitimler ek bir maliyet çıkmaması
için çok net olarak belirlenmelidir."
Özetle, ERP projeleri kompleks ve kısa vadede pahalıdır fakat
uygun bir şekilde planlandığı ve uygulandığı takdirde, orta
ve uzun vadede firmaların maliyetlerini düşüren ve doğru karar
vermeyi sağlayan araçlar sağlayan karlı bir çözümdür.
BT Vizyon Dergisi, Nisan 2003
|
yazdırılabilir sayfa 