Ege Jeoteknik'ten başarılı bir ERP projesi yönetimi
Ağustos 2008
Profesyonel hizmet anlayışımız, her yönüyle farklılığını ve
kalitesini ispatlamış yazılımımız CANIAS ERP ile müşterilerimizin
başarılarına ortak olmaktan mutluluk duyuyoruz.
Doğaltaş ihracatı alanında Türkiye'nin en büyüklerinden olan ve
Amerika, Kanada, İngiltere, İtalya, İspanya, Hollanda ve Fransa
başta olmak üzere birçok ülkeye doğaltaş ihracatı yapan Ege
Jeoteknik'in süreçlerini hızlandırmak ve daha profesyonel hizmet
sunabilmek amacı ile başladığı ve başarı ile devam ettiği ERP
projesine ilişkin deneyimlerini Genel Müdür Özlem Yurdakul ve
Proje Yöneticisi Okşan Çevik bizlerle paylaşıyor.
IAS:Ege Jeoteknik'in kuruluşundan ve hizmetlerinden bahseder misiniz?
Özlem Yurdakul: Ege Jeoteknik'i 1999 yılında devraldık.
O zaman iştirak konusu yer altı sondajları ve bu konuda
verilen danışmanlıktı. Bu projeler çerçevesinde Total'in Aliağa
projesini yaptık. Şu an Haramidere projesini yapmaya devam
ediyoruz. Fakat 2002 yılında sektördeki değişimler nedeniyle,
doğal taş ihracatı yapmaya karar verdik. 2002'nin Eylül ayında
ilk ihracatımızı gerçekleştirdik. Ondan sonra ana iştirak
konumuz danışmanlıktan, ihracata doğru kaydı. Şu anda
Amerika, İtalya, Fransa, Hollanda, İngiltere ve Kanada'ya
doğal taş ihracatı yapıyoruz. Amerika ve İtalya'da kendi
depomuz var. Türkiye çapında yaklaşık 70-80 üretici ile
çalışıyoruz. Kendi üretimimiz yok. Sadece mal alıp satmakla
mükellefiz. Fakat müşterilerimizin daha çok satış yapması
için pazarlama aracı olarak kullandığımız, taş ürünlerimizi
gösteren stantların üretimini yapıyoruz. Bu stantları, ahşap
malzemelerle fayanslarımızı, mozaiklerimizi, bordürlerimizi
birleştirerek oluşturuyoruz. Bunun için 1000 m2 kapalı alanda
çalışan bir ekibimiz var. Bünyemizde toplam 32 kişi çalışıyor.
IAS:Ege Jeoteknik ERP'ye geçmeye nasıl karar verdi, ERP ile ne tür sıkıntılara çözüm arıyordu ve nasıl yol aldı?
Özlem Yurdakul: Biz 2005 yılında kullandığımız Excel ve
muhasebe tabanlı programlarla sipariş takibinin çok iyi
yapılmadığına karar verdik ve o dönem kendimize uygun bir
program aradık. İşin aslı biz buna ERP demiyorduk o zaman.
Ama siparişlerimizi takip edebilecek, bunu üreticilere geçecek
ve raporlama yapabilecek bir programa ihtiyacımız vardı. O
dönem ekibimiz 10 kişiydi. Ekibimiz küçüktü ama yurt
dışından; hem raporlamalar, hem de siparişlerin hızlı çıkması
konusunda çok ciddi baskı vardı. O yüzden bir tane program
aldık. Fakat o zaman yaptığımız en büyük hata, bu projenin
başına birini oturtmamamız oldu.
Bir yıl içerisinde ne kadar uğraşsak da programı kullanabileceğimiz
bir formata getiremedik. Herkes için Excel kullanmak,
yeni bir programa geçmekten çok daha kolaydı. Daha
sonra 2007'nin Ocak ayında şirketimizin planlaması için bir
endüstri mühendisi almaya karar verdik. Ondan sonra da
Okşan ile tanıştık. Biz Okşan'ı tedarik planlamacısı olarak
görüyorduk fakat daha sonra gerçekten ERP projesinin başında
birinin olması gerektiğini fark ettik. O yüzden projenin başına
Okşan'ı getirdik. Öyle bir şey olmasa zaten şu anki noktamıza
mümkün değil gelemezdik. Yaklaşık 2 ay program araştırdık.
Çeşitli programları yan yana koyduk, demolarını izledik ve
CANIAS ERP'de karar kıldık. Bizim için maliyeti biraz
yüksekti ama ekranları ve uygulamaları ile daha çok içimize
sinen bir programdı. Kararımızı verdik ve Nisan ayında proje
başladı.
IAS:Peki, projeyi irdelemek gerekirse hangi kriterler sizin
için ön plandaydı? Sizin sektörünüze yönelik olarak
bazı yazılımlar var bildiğim kadarıyla, neden bu
yazılımlar ile devam etmek yerine genel bir ERP
yazılımı yönünde tercih yaptınız?
Okşan Çevik: Piyasada sektöre yönelik bazı yazılımlar var
ama o sistemlerden çok kaçış da var. Öyle bir sistem seçelim
ki, hem biz o sisteme entegre olalım, hem de sistem bize
entegre olsun ve ortaya güzel bir iş çıksın istiyorduk. CANIAS
ERP'nin olmasının asıl nedeni bize çözümler ile gelmesiydi.
Diğer firmalar geldiğinde, çözüm ne diye sorduğumuzda
cevap veremiyorlardı, hatta onlara çözüm önerisini biz
söylüyorduk. Ama IAS çözüm alternatişeri sunan bir yaklaşım
sergiledi. O yüzden IAS'yi seçtik. CANIAS ERP esnek bir
yazılım ve kaynak kodlarının açık olması çok önemli. Öncelikli
beklentimiz, karmaşık olan sürecimizi programa adapte
edebilmekti.
Müşterinin çeşitliliği çok ve müşteriye göre malzemeler çok
değişiyordu. Malzemenin tanımlamaları değişiyor, müşteriye
göre ambalajları değişiyor, ürün aynı olmasına rağmen ambalajı
değiştiği için farklı bir ürün haline geliyordu. Ve bunun mutlak
çözümünü sadece CANIAS ERP'de gördük.
Özlem Yurdakul: Tabi referans ziyaretleri de çok önemliydi.
Sektörün en büyüklerinden Atay Holding'in CANIAS ERP'yi
kullanması, programın isminin ön plana çıkmasında çok büyük
etkisi oldu.
IAS:Ege Jeoteknik ERP sürecinde nasıl ilerledi? Sisteme nasıl uyarlamalar yapıldı?
Özlem Yurdakul: Sanırım biz yapı itibari ile diğer CANIAS
ERP kullanıcılarından biraz farklıydık. Süreçlerimiz çok farklı,
bu yüzden bazı geliştirmeler bizim için özel yapıldı. Bizde
satın alma ve satış süreci farklı işliyor, bu nedenle farklı
uyarlamalar yapıldı. Özellikle paketleme kısmında çok çalışıldı.
Her satın almanın hangi satışlara istinaden gerçekleştirildiğini
gösteren geliştirmeler yapıldı. Bu bize sistemde izlenebilirliği
de getirdi. Bizim yaşadığımız en büyük avantaj hata oranlarının
olabildiğince düşürülmüş olması.
Okşan Çevik: Satış işlemlerine istinaden satın alma isteği
oluşturması için MRP'de de çok geliştirme yaptık. İhracat
yapan bir firma olduğumuz için bizim çok fazla evrakımız
vardı. Acenteye giden evraklar, müşteriye giden evraklar vs...
Bu tür evraklar hatta etiketler bile CANIAS ERP'den otomatik
olarak alınmaya başlandı ki bu çok önemli bir avantaj. Yani
satış siparişleri oluşturuluyor daha sonra packinglistler
oluşturuluyor. Packinglist oluşturulduktan sonra etiket otomatik
çıkıyor. Çok zaman kazandırıyor bize.
CANIAS ERP'den önce işleyiş şöyleydi: Siparişlerin girildiği
yer ayrı, packinglistlerin oluşturulduğu yer ayrıydı. Her türlü
form Excel'de elle oluşturuluyordu. Etiketler zaten tek tek
manuel basılıyordu. Sonuçta bir etiket basmak için bile aşağıda
birisinin oturup saatlerce uğraşması gerekiyordu.
Çok kontrol mekanizması vardı, bir insanın yaptığını, 8 kişinin
arkasından kontrol etmesi gerekiyordu. Buna rağmen hatalar
çıkıyordu. Ama şimdi sipariş açıldıktan sonra o süreçler hep
birbirini takip ettiği için otomatik olarak her şey, zaman
kaybetmeden, sadece ara kontrollerle yürüyor. Etiket basımı
bile CANIAS ERP ile entegre çalışıyor.
CANIAS ERP ile süreçlerimize değer de kattık. Satın alma
siparişlerini açarken tedarikçiler arasında sayısal değerlendirmeler
yapabiliyoruz. Sipariş karlılıklarını mal daha stokumuza
girmeden, satış gerçekleşmeden, satın alma siparişi açıldığı
anda ölçebiliyoruz.
IAS:Hızlı bir implementasyon süreci yaşadığınızı biliyoruz. Biraz bu süreçten bahseder misiniz?
Özlem Yurdakul: Biz Nisan ayında sözleşmeyi imzaladık ve
1 ayda canlı kullanıma geçtik. Süreçlerin birçoğunu da bu
sürede uyarladık. Yani standart fonksiyonlar kullanmadık.
Bence çok başarılı bir proje yönetimi gerçekleşti. İş akışı çok
doğru tayin edildi. Önce MRP mantığını oluşturduk. Ondan
sonra açık siparişleri girdik. Daha sonra yüklemeleri yapmaya
başladık. İş akışını o kadar iyi oturttuk ki herkes hızlıca adapte
oldu. Bu dönemde eğitimlerle sıkıntıları önlemeye çalıştık.
Tabii ki zorlandılar, alışılagelmiş sistemden kopartmak sıkıntı
yaşattı. Bu da çok normal ama kullanmaya başlayınca gördüler
ki bir satış siparişi girdikten sonra packingliste kadar bir şey
girmeleri gerekmiyor ve işleri kolaylaşıyor, o zaman daha sıkı
sarıldılar sisteme.
Onlar için bu çok büyük bir avantaj. Bir yüklemeyi oluşturmak
onlar için 3 dakikaya düştü. Bunları da gördükten sonra
programla ilgili fikirlerini paylaşmaya başladılar. Onların da
programa bizim kadar heveslenmiş olduklarını görmek çok
güzel. Daha önce yapılan her işi CANIAS ERP'ye yükledik
ve hiçbir Excel tabloyu artık kullanmıyoruz. Herşey CANIAS
ERP'den yapılıyor. Bundan sonra bizim, kurduğumuz sistemi
kendi içimizde geliştirmemiz lazım.
IAS:ERP'ye başladığınız süreden bu yana çok zaman geçmese de rakamsal olarak beklediğiniz geri dönüşleri almaya başladınız mı?
Özlem Yurdakul: Rakamlardan da önce bize en önemli katkısı
motivasyon yaratması oldu. Herşeyin daha düzenli işlediğini
görmek bizi de, personeli de çok mutlu ediyor. Son 3 aylık
döneme baktığımızda stok maliyetlerinin azaldığını, stoklarda
daha hızlı dönüşüm olduğunu görüyoruz. Tüm bunları kolaylıkla
ölçebiliyor olmamız da ayrı bir avantaj bizim için.
Üreticiden siparişleri fiyatlı geçtiğimiz için doğal olarak
siparişlerimizi de bir düzene sokmaya başladık. Her hafta açık
olan siparişlerini görüyorlar önlerinde ve onları tekrar
tarihlemelerini istiyoruz. Daha önce iki günde hazırlanan
raporlar şimdi çok basit ayarlamalarla 1 saatte hazırlanabilir
hale geldi. Fatura kontrol ile maliyetlerden kazanmış olabiliriz.
Önceden tek tek listeden bakılarak kontrol ediliyordu ve gözden
kaçma olasılığı çok fazlaydı.
Şimdi tamamen geliştirme de yapmadan CANIAS ERP'den
yapıyoruz bu kontrolleri. CANIAS ERP'den kontrolleri yaparak
birçok yanlış yakalayıp düzelttiğimiz ve üreticiden çok fazla
indirim aldığımız fatura oldu.
IAS:Doğal taş sektörünün durumunu nasıl değerlendiriyorsunuz?
Özlem Yurdakul: Sektör ne yazık ki son 6 ayda çok ciddi kan
kaybetti. Özellikle ihracatta. Döviz kurlarındaki dalgalanma,
dönem içinde iç piyasanın da ciddi bir şekilde daralıp likiditenin
azalmış olması, birçok küçük doğal taş üreticisinin kapısına
kilit vurmasına neden oldu. Büyük firmalar da küçülme politikası
içerisine girdiler. Bir de bu yılsonunda BASEL standartları
bankalar tarafından uygulanmaya başlanacak. O noktadan sonra
benim üreticilerimin durumunun ne olacağını bilmiyorum.
İtalya ve Çin doğal taş sektöründeki bizim en büyük rakiplerimiz.
İtalya'nın çok ciddi bir marka değeri var. Çin'in de çok ciddi
bir iş gücü şansı var. Bizim, en önemli şansımız dünyada çok
az olan taşlarımız, Türk kalitesi dediğimiz travertenlerimiz ve
dünyaca bilinen kalitemiz. O yüzden biz travertenlerimizin
daha çok reklamını yapıyoruz, Türk kalitesi adı altında. Neden?
Çünkü "Made in Italy" nasıl bir markaysa bir süre sonra bu
travertenler de aynı marka değerine ulaşmak zorunda. İhracatçı
birlikleri de bu çalışmayı yapıyor. Bizim ismimizin bu sektörde
bu kadar öne çıkmasının ise iki nedeni var. Birincisi tamamen
müşteri odaklı çalışıyoruz. Müşterinin talebine göre Türkiye'deki
üretimi organize etmeye çalışıyoruz. Bu sayede iki taraf da
mutlu oluyor. Satışa yönelik sektöre yeni anlayışlar getirdik.
Mesela yeni kutular dizayn ettik. Daha maliyetli olsa da hem
daha şık, hem de daha pratik. Sonuç olarak biz farklı olmak
zorundayız.
Diğer bir değişimi de üreticiden alamadığımı tedarik süreleri
ile ilgili gerçekleştirdik. Üreticilerden kendi üretim planlarını
yapmalarını ve bize bildirmelerini istiyoruz. Üreticilere bunun
ne kadar gerekli bir şey olduğunu, bizim de zamanlamaya
ihtiyacımız olduğunu, kendilerinin üretim planlamaları için
bize bir söz vermeleri gerektiğini anlatmaya çalışıyoruz. Daha
yeni yeni bunu anlattık ve bunun kendilerine de çok fayda
sağladığını gördüler. Sıfırdan yükselen birçok firmamız var.
Bazı firmalar sadece bizimle çalışmak istiyorlar. Bir de şirketin
sahibi olan babam, bir taş profesörü. Teknik olarak da destek
oluyor tüm üreticilerimize. Bizim başarımızın öyküsü iki tarafı
da mutlu etmekten geçiyor, başka bir şey değil. Bizim
Balıkesir'deki üreticilerimizden biri olan Altay Mermer,
CANIAS ERP'yi inceledi ve tercih etti.
IAS:ERP projesine başlayacak olan firmalara önerileriniz nedir?
Özlem Yurdakul: Bir ERP projesine başlarken en önemli
nokta detaylı analiz yapılması. Biz projeyi en başından sağlam
temellerle kurduk. Geçmişe aldığımız kararların ne kadar doğru
olduğunu şimdi görüyoruz. Süreçlerimizi IAS sistem danışmanları
ile birlikte inceledik. Onlar IAS'nin dünya tarafından kabul
görmüş ve uygulanan süreçlerini bize anlatırken, biz de kendi
süreçlerimizi ve yapmak istediklerimizi anlattık. Böylece en
doğru noktaya ulaşabildik.
Kişisel olarak diğer bir önerim bu işin "Proje Yöneticisi"
olmadan kesinlikle yapılmaması. Başka bir insanın ek zamanlı
işi olduğunda bu kadar hızlı ve programlı ilerleyebilecek bir
iş değil. Hatta sektörü ve süreçlerini bilmeyen biri ile çalışmakta
fayda var. O yüzden biz Okşan ile çalışmaya başladığımızda,
Okşan bu işle ilgili hiçbir şey bilmiyordu. Ne bizim ihracat
süreçlerimizi biliyordu, ne de mermer konusunda bilgi sahibiydi.
Ve o bize "Neden?" sorusunu sorabildi. "Neden böyle yapıyoruz?"
dediğinde o gerçekten farklı bir bakış açısı. Ben bir proje
yöneticisinin Endüstri Mühendisi olmasının en doğru karar
olduğunu düşünüyorum. Başka bir mühendis de olabilirdi ama
bir endüstri mühendisinin olması, bizim süreçlerimizi çok daha
rahat irdelememizi sağlıyor.
ERP programını seçmeden önce biz iş akış şemaları yaptık.
Süreçlerimizi, programdan ne beklediğimizi kâğıt üzerine
döküp çalıştık. Ondan sonra, ERP firmalarıyla oturduk konuştuk.
Dedik ki: "Bizim iş sürecimiz budur, bize bunu verebilecek
misin? Veremeyeceksen çözüm önerin nedir? Ve hepsinin
demolarını da belirttiğimiz süreçlere göre inceledik. Bu da
bence doğru programı seçmemizde etkili oldu. Geliştirmeye
en açık, bize en çabuk sonuç sağlayacak programı seçtik.
IAS'nin bence en büyük avantajı budur. Yani çok geniş ve
oynanabilir bir yapıya sahip olması. Tekrar söylüyorum proje
bitmedi bizim için ve bu hiçbir zaman da söyleyebileceğim bir
şey olmayacaktır büyük ihtimalle. Biz, en başta kendi iş akışlarımızın
analizini yaptığımız ve proje yöneticisi bulundurduğumuz
için doğru programı seçtiğimize inanıyoruz.
Okşan Çevik: Bir de geçici çözümlere yönelmedik, hep ileriyi
düşünerek çözümler geliştirdik. Yaptığımız geliştirmeler tam
aritmetik, temeli olan ama üzerinde bir şeyler koymak istendiğinde
rahatlıkla konulabilecek şeyler. Yani ilerleyen zamanda
bu çok daha geliştirilebilir bir sisteme dönüştürülecek. Bunun
altyapısını hazırladık. Sistem şu an çok entegre.
Bu anlamda önerim firmalar kurgulama yaparken geçici
çözümlere değil kalıcı, geliştirilebilir çözümlere yönelsinler.
Yazılım çözümü sağlayan firmanın danışmanlarının da endüstri
mühendisi olması çok önemli. İyi bir firma ile çalışıyor olsanız
bile danışmanlar iyi olmadığı, yaratıcı olmadığı, esnek düşünemediği
sürece size bir katkısı yok gerçekten. Ama IAS
danışmanlarının gerçekten projeye çok büyük katkısı oldu.
IAS: ERP sürecine başlamış firmalarda yönetimin projeye
ve seçilen yazılıma inanması, projeyi başarıya
götürdüğünü düşünüyoruz. Ama en büyük yük, proje
yöneticisinde oluyor. Siz neler yaptınız ve sizin
önerileriniz nelerdir diğer proje yöneticilerine?
Okşan Çevik: Projeye başlamadan önce mutlaka çizilmiş
detaylı iş akış şemaları oluşturulmalı. Bu şemalar oluşturulurken
süreçte sadeleştirmeler, iyileştirmeler yapılmalı. Zaten karmaşık
olan bir süreç ERP ile çözülmeye çalışılmamalı. Ben iki ay
gibi kısa bir sürede hem süreçleri analiz edip, hem de ERP
firmalarıyla görüşüp onlar arasından bize uygun olanını
değerlendirmeye çalıştım. İki ayda öğrenebildiğim kadar süreci
öğrenmeye çalıştım. İki ayın kısa olmasının şöyle bir avantajı
oldu; kafamda alışılagelmiş bir süreç akışı yoktu. Konuya hep
"Neden?" şeklinde yaklaşım.
Proje esnasında en büyük sorun kullanıcılarla yaşanıyor.
Alıştıkları sistemden onları koparabilmekte zorluklar yaşanıyor.
Bu noktada yönetimin desteği, özellikle kullanıcılar üzerindeki
yaptırımı çok önemli. Özlem Hanım'ın çok büyük desteği oldu
bu noktada. Bu konudaki önerim kullanıcının projeye olan
inancını arttırmakla işe başlanmalı. Onları programı kullanmak
zorunda bıraksınlar. Biz onu çok yaptık. Mesela önceden satın
alma siparişleri Excel'den çıkardı ve etiket tanımları, diğer
bilgiler elle yazılırdı. Biz "Şu tarihten itibaren bu formlar
sistemden çıkacak, elle yazılmayacak" dedik.
Herkes kendi müşterisinin bilgilerini sisteme girdi ve o tarihe
herkes uydu. Zaten işlerinin daha kolaylaştığını görünce, onlar
da hevesleniyor. Biz mümkün olduğunca kullanıcıyı sisteme
yönlendirdik. Bir diğer önerim de CANIAS ERP'yi seçerlerse
TROIA eğitimini daha erken alsınlar. Çünkü CANIAS ERP'nin
ve IAS danışmanlarının bakış açısı, TROIA eğitimi alındıktan
sonra çok daha iyi anlaşılıyor.
Proje yöneticisi geliştirme yapmayacak olsa bile danışmanların
ne demek ve ne yapmak istediklerini anlamak için bu eğitimi
mutlaka almalılar.
IAS:Yönetimin bu tarz projelerde nasıl bir tavır takınması gerekiyor sizce ve siz neler yaptınız?
Özlem Yurdakul: Bir proje yöneticisinin kullanıcı direncini
öngörmesi gerekiyor. Hiçbir kullanıcı "Ben yeni program
kullanayım" diye gelmez. Bazı konularda direnç yaşadığımız
zaman, programı inceleyip acaba neden onlar için bu kadar
çekici yapamadığımıza bakıyoruz. Onlara biraz daha sıcak bir
şeyler sunalım da kullansınlar diye. Kullanıcı programın bir
kere faydasını gördüğünde, o projeye inanıyor.
İşin aslı biz ERP'ye o kadar inanmıştık ki, biz ne kadar harcama
yapsak da bunu geri kazanacağımızı çok iyi biliyorduk. Bir de
insanlar maliyetten korkuyor. Mesela projede belirtilen zamanlar
günü gününe uymaya biliyor. Bu biraz da firmanın kendi
çalışma hızına ve çalışanlarına bağlı bence. Bir projeye ne
kadar para harcayacağınızı bilmiyorsunuz. Böyle bir projeye
başlamayı planlayan bir firma varsa eğer, danışmanlık
sürelerinden çok da korkmasınlar.
Röportaj : Öznur Tekiner
1996 yılında yer altı sondajları proje ve danışmanlık hizmetleri amacı ile kurulan Ege Jeoteknik, 2002 yılından itibaren doğal taş ihracatı ile faaliyete devam etmektedir. Satışlarında klasik doğaltaş satışı yerine, koleksiyon satışına ağırlık veren Ege Jeoteknik, 54 farklı koleksiyon yaratarak doğaltaşa estetiği ve sanatı katma başarısını elde etmiştir. Bu çalışmalarını 84 yurtiçi ve 1 yurtdışı olmak üzere 85 firma ile koordine etmiş, ihracatını etkin olarak ABD ve Kanada'nın yanı sıra Avrupa'dakurduğu EJ Europe şirketi aracılığı ile AB ülkelerine yapmaktadır. Yeni Türk doğaltaşlarını koleksiyonlarına dâhil ederek, bu ürünlerin gerek tasarım gerekse de değer olarak layık olduğu noktaya ulaşmasını temin etmektir. İhracatlarını Ortadoğu, Latin Amerika, Uzak Doğu, Afrika ülkelerine de gerçekleştirmek ve Türk doğaltaşının bir dünya markası kazanmasına katkıda bulunmaktır.