Pazarlama üzerine faaliyet gösteren Standart Cıvata, 1,5 sene önce başladığı ERP Projesini el terminal ve barkodlu tam stok kontrolden, home depoya, e-ticaretten yönetim bilgi sistemlerine yüksek verimlilikle sürdürüyor.
Bu başarının mimarlarından Standart Cıvata Genel Müdürü Caner Melek, Genel Müdür Yardımcısı Fuat Yavuz, Bilgi İşlem Müdürü Mürsel Demir ve ERP Danışmanı Ömer Güzeldal ve Norm Grup Projeler Müdürü Ragıp Şimşek ile yaptığımız sohbette projenin başarı anahtarlarını öğrendik. Başarılarla dolu Standart Cıvata ERP projesinin detaylarını sizlerle paylaşıyoruz.
IAS:Standart Cıvata'yı tanıyabilir miyiz?
Caner MELEK:
Standart Cıvata 1982 yılında Yönetim Kurulu Başkanımız Nedim Uysal tarafından pazarlama firması olarak kuruldu. Norm Cıvata'nın ürünlerinin yanında 2000'lerden itibaren ithalatını artırarak ürün çeşidini bugünlere getirmiştir. Özellikle Türkiye'de üretilmeyen malları seçip Çin ve Avrupa'dan ithalatına ağırlık verdik. Yunanistan, Bulgaristan, Romanya, İsrail, İran gibi ülkelere ihracat da yapıyoruz.
IAS:CANIAS ERP'ye geçişe nasıl karar verdiniz? İhtiyaçlarınız nelerdi?
Caner MELEK:
STANDART CIVATA, Norm Grup şirketlerindendir. Norm Cıvata'nın CANIAS ERP kullanması karar vermemizdeki ilk kriterdi. Norm Grup Şirketleri'nin ortak bir sistem kullanma isteği bizi CANIAS ERP'yi almaya yöneltti. STANDART CIVATA yenilikleri takip eden, sürekli kendini geliştiren ve sektöründe ilkleri yapan lider bir firmadır. Bilgi teknolojilerindeki gelişmeleri uygulamak, sektöre yön verebilmek için ERP programına ihtiyaç duyduk.
IAS:CANIAS ERP projeniz sonunda ne gibi kazançlarınız oldu?
Caner MELEK:
CANIAS ERP'nin bize en büyük yararı stokta oldu. Depomuzu hatasıza yakın olarak takip etmeye ve yönetmeye başladık. Bizim sektörde bunu başarmak çok zordur; çünkü 10-11 bin çeşit malı tamamen barkoda geçirip, her şeyi birebir takip etmek büyük başarıdır. Şu anda stok hatası yüzde 1 bile değil. Bu hata kilogram girip adet çıkan, adet girip kilogram çıkan ürünlerimizden kaynaklanıyor. Bunları tutturmak çok kolay değil. Bu hata oranı o malların toleransları içindedir.
Tüm mallarımızı barkod ve el terminalleriyle yönetiyoruz. Tutarlı bir stok sayesinde e-ticaret yapabiliyoruz. "Müşterilerimiz iş ortağımızdır" felsefesini benimsememiz neticesinde, müşterilerimizin internet üzerinden, dünyanın neresinde olursa olsun, tüm süreçlerimize etkin olarak dahil olmaları sağlandı. Bu kadar çok şeyi, bu kadar kısa zamanda CANIAS ERP'nin esnekliği sayesinde başardık.
Müşterilerimiz bu gelişmelerden çok memnun ve yaklaşık 120 müşterimiz aktif olarak internet üzerinden sistemimizi kullanıyor. Müşterilerimiz siparişlerini kendileri giriyorlar, satış yöneticisinin onayından sonra burada yazıcıdan çıkıyor ve el terminalleriyle toplanıyor.
Mali analiz kısmına gelince; şu anda şirketin her şeyini birebir CANIAS ERP'den takip edebiliyoruz. Şu anda şirkette kontrol edemediğimiz hiçbir şey yok. Ciromuzdan, stokumuza; duran maldan, çok koşan mala kadar her şeyi anlık takip edebiliyoruz. Bu kadar kısa zamanda, bu kadar başarıya rağmen henüz daha CANIAS'ı yüzde 100 verimlilikle kullanmadığımızı düşünüyoruz.
Ben şirket yöneticisi olarak CANIAS ERP'den çok memnunum.
İstediğim her şeyi çok net görebiliyorsam; tek sistemden
şirketin tüm kaynaklarını canlı olarak takip edip,
yönetebiliyorsam bu benim için çok önemlidir.
Tam bir senedir biz bunu takip edebiliyoruz. İstediğimiz her şeyi
çok net görebiliyoruz. Müşterilerimize de tavsiye ediyoruz bu programı.
Onlar da e-ticareti kullandıkça CANIAS'ın artılarını görüyorlar.
Stoklarımıza, ürün siparişlerine bakıyorlar, geçmişlerini görüyorlar.
İnsan kaynağı konusunda da çok ciddi bir avantaj sağladı CANIAS. Şu anda kalem kullanmadan, her şeyi CANIAS ERP üzerinden yürütüyoruz. Bu, bizim sektör için bir hayaldi.
Önceden pazarlamacı arkadaşlarımızın faksla yada elden verdiği siparişler, şimdi notebooklarından sisteme online bağlanarak yapılıyor. Connect kartlarla ya da bulundukları yerlerdeki internet aracılığı ile ve aktif olarak CANIAS'ı kullanıyorlar. CANIAS ERP'nin web tabanlı olması bizim işimize çok yaradı. 51 ilde 14 aktif pazarlamacı arkadaşımız var. Genelde home office çalışıyorlar. İstedikleri yerden direk sipariş girebiliyor, stoku canlı takip edebiliyor, istedikleri istatistiksel verilere ulaşabiliyorlar. Onlara destek verecek, sorularını cevaplayacak personel ihtiyacımız ortadan kalkmış oldu.
IAS:Yönetici olarak siz nasıl bir destek verdiniz projeye?
Caner MELEK:
Ben 21 senedir bu sektördeyim. Sektörün her kademesini bildiğim için önce raporlara eğildik. Sonra e-ticareti müşteriye kabul ettirmek için bazı çalışmalar yaptık. Ondan sonra da içeride neler istediğimiz konusunda detaylı bir şekilde oturup, yöneticiler ve satış ekibi ile çalışma yaptık. 3-4 ay gibi bir çalışmayla ihtiyaçlarımızı belirledik. Tüm personeli projeye dahil ederek değişimin bir parçası olmalarını sağladık. Başarı sanırım bu ekip çalışmasının sonucudur.
IAS:Peki, personelin alışmış olduğu bir sistem vardı. Siz sıfırdan yeni bir sistem getirdiniz. Ayak diremeler oldu mu? Nasıl baş ettiniz bununla?
Caner MELEK:
Kendi ekibimiz çok verimli ve anlayışla çalıştı proje süresince. Bu işin kendi işimiz olduğunu ve ne kadar çabuk geçersek o kadar iyi olacağını biliyorlardı. Bir de ayak diremenin, sonucu değiştirmeyeceğinin farkındaydılar. İlla ki geçilecekti bu sisteme. CANIAS'a yatırım yaptık ve onun karşılığını almalıydık. CANIAS ERP'nin de kullanım kolaylığı işimizi kolaylaştırdı.
IAS:Peki, Norm Cıvata hiç kullanmamış olsaydı ve siz kardeş firma olmasaydınız CANIAS ERP önünüze geldiği zaman seçer miydiniz? Hangi kriterler sizin için önemli olurdu?
Caner MELEK:
Buna cevap vermek zor. Bizim hedefimiz "Grup firma yöneticileri, grup firmaları içinde olan her şeyi görebilsin." idi. Bu yüzden grup bünyesindeki 5-6 firmaya da uyabilecek bir yazılım seçildi. Bizim amiral firmamız Norm Cıvata, CANIAS ERP'yi değil de başka bir program kullansaydı ne yapardık bilmiyorum. Ayrıca yapılan çalışmalardan hepimiz faydalanıyoruz. Herkes kendinden önceki projedeki hataları görüp, kendi projesinde o hataya düşmeden geçiyor. Biz bilgileri Norm'dan aldık, bizden Norm Bursa aldı. Norm'un artısı bize geldi. Bizim artımız onlara gitti. Onun artısı da Norm İstanbul'a gidecek. Onun artısı da Norm Fransa'ya gidecek.
Fuat YAVUZ:
Şimdi burada CANIAS ERP'nin de hakkını vermek lazım. Hakikaten doğru bir seçim yapılmış. Seneler önce başta Norm Cıvata olmak üzere tüm gruba uygun bir yazılım arayışı vardı. Kullandığımız eski yazılım bize yetmiyor, hiçbir talebimizi karşılamıyordu. Bu noktada tabi ki Norm'un CANIAS ERP'ye geçmiş olması çok önemli. Ama bizim istek ve taleplerimizle CANIAS'ın birbirlerine cevap verme etkileşimi, çok doğru sonuçlar doğurdu. Baştaki seçim gerçekten çok doğru bir seçimmiş. Biz şimdi bunu çok daha iyi anlıyoruz. Norm Grubu ile CANIAS ekibinin uyuşması da çok önemli bence. Eğer uyuşulmasaydı, biz bu kadar başarılı olamazdık.
Mürsel DEMİR:
Bilgi İşlem olarak yönetimden gelen rapor ve uygulama taleplerine tam cevap veremiyorduk. Sistemde bölümlere göre birbirine entegre veya bağımsız programlar kullanılmaktaydı. Zaman içerisinde bu programlar toplanamaz dağınık bir yapı oluşturdu. İhtiyaçlarımıza cevap verecek, projelerimizi üzerinde gerçekleştirebileceğimiz, zaman içerisinde doğabilecek talepleri karşılayabilecek tam entegre bir programa ihtiyacımız vardı... Norm Cıvata'nın tecrübelerini ve aramızdaki ortak data transferlerini de düşünerek yönetimden STANDART CIVATA'nın CANIAS ERP'ye geçmesini talep ettik.
CANIAS ERP çok esnek bir program. Her noktasına müdahale edebiliyoruz. Çok yama programlar kullandık ama yamalarla, birbirinden bağımsız programlarla iş bitmiyordu. Kendi adıma, açık kaynak kodlu olması, IAS`ın Ar-Ge'sinin iyi olması ve geliştirme dilinin olmasından dolayı Norm Cıvata faktörü olmasaydı da CANIAS ERP'yi yinede tercih ederdim.
Ragıp ŞİMŞEK:
Ben CANIAS'ın Norm Cıvata'ya ilk alınma süreci içerisinde yer aldım. Norm Cıvata program kararını verirken 2. derecede programın seçilme nedeni benim. Benden önce yönetim seçmiş IAS'yi. Biz tekrar görüşmelere devam ettik. IAS'nin en büyük özelliği Türkiye'de yazılıyor olması, açık kodlu olması. Kendi yazılım ortamını geliştirmiş olması da o yıllarda beni çok etkilemişti.
Caner MELEK:
Biz Ford ve Tofaş ile EDI üzerinden çalışıyoruz. EDI'ın ötesinde home depolarımız çalışıyor. İlgili fabrikada mallarımız kullanıldıkça otomatik olarak dönemlerinde faturaları kesilerek eksilen mallarının tamamlanması sağlanıyor. Tırsan, Schneider, Ege Endüstri, Ege Fren, Safkar gibi firmaların hepsiyle home depo ve online çalışıyoruz. Bazı home depolarımızda kendi personelimiz çalışıyor. Devamlı orada bekliyor, banda mal çıkarıyor, her çıkan malın da burada otomatik olarak faturası kesiliyor. CANIAS ile home depolarımızı canlı yönetmeyi başardık.
Mürsel DEMİR:
Bizim eski yazılımda yaşadığımız en büyük sorun telefonda bile birileri ile konuşamamak, birilerine ulaşamamaktı. IAS'de Ar-Ge Müdürü'ne bile gerektiğinde çok rahat ulaşabiliyoruz. Yani IAS ekibiyle "biz" olduk. Onlar bizden biri, CANIAS da bizim yazılımımız.
Caner MELEK:
Yılbaşında sayım yaptık. Yaklaşık 7 bin ton mal saydık. Bu 7 bin ton mal blok değil, küçük küçük vida bunlar. Yaklaşık yüzde 0,1 hata ile bu sayımı gerçekleştirdik. Sene başından beri de yeniden sayım yapılmadı. Sadece arada sırada rastgele raf kontrol ediyoruz.
Biz CANIAS ERP'den ve ekibinden çok memnunuz. Her ne kadar teknik olarak programla iç içe olmasak da, kullanıcı arkadaşlardan gelen yorumlar da çok iyi. Tabi biz bu başarıda kendimize de pay biçiyoruz. STANDART CIVATA ekibi olarak iyi iş çıkardık, zoru başardık. Stoğa geçtik, barkoda geçtik... Bizim sektörümüzde Türkiye'de barkod kullanan yok. E-ticaret yapıyoruz ve bizim sektörümüzde bunu kabul ettirmek de çok zor. Hele hele ki biz küçük imalatçıyla çalışıyoruz. Bu işleri ve home depoyu yapabilmek çok önemli.
Ömer GÜZELDAL:
CANIAS ERP'nin canlı kullanımına geçmeden önce, tüm departmanların tüm süreçlerini çok detaylı olarak analiz ettik. Tüm departmanlarla, tüm çalışanlarla tek tek konuştuk, notlar aldık. Var olan çalışma şeklimizi yeni bir programla yönetmek değildi amacımız. Amacımız CANIAS ERP'ye geçerken sistemimizi de geliştirmekti. Bu nedenle tüm çalışanlarla buna yönelik periyodik toplantılar yaptık, bu toplantılardan çok yararlı sonuçlar çıkardık. Anahtar kullanıcılar ile yeni programın eğitimlerini yaptık, yapılacak geliştirmeler için onların kişisel görüşlerini aldık. Bir de, (özellikle) onları büyük beklentiler içine soktuk ki, bir çeşit psikolojik harekâttı bu; hem bu çalışmanın içinde yer alan herkesin omzunda yük olduğu hissini vermek, hem de bu projede ekip çalışmasının kendiliğinden var olmasını sağlamaktı hedefimiz. Bu çalışmaların başından bu güne kadar STANDART CIVATA'nın tüm çalışanlarının ne kadar özverili çalıştığını görmek bizlere pozitif enerji olarak da geri döndü. CANIAS ERP'ye geçtikten yaklaşık 9 ay sonra yine bir süreç analizi çalışmasına girdik. Bu süreç analizi ile şirket çalışanları, bölüm içi, bölümler arası, hatta lokasyonlar arası koordinasyonun arttığını, katma değer yaratmayan işlerin ortadan kalkarak verimin ve şirketin iş yapış hızının arttığını çok net olarak gördü.
