ERP İle Verimlilik İçin Altın Kurallar…
Nisan 2003
Bugün büyük, küçük bir çok hemen her şirketin
tüm iş süreçlerini yönetmesi için olmazsa olmaz çözüm olan
kurumsal kaynak planlamada başarıyı yakalamak için iyi planlama,
yönetim, dokümantasyon oluşturma, danışmanlık hizmeti alma
ve eğitime önem verilmesi gerekiyor.
Kurumsal Kaynak Planlama ve KOBI
Birçok kuruluş ve özellikle KOBI'ler, ERP (Enterprise Resource
Planning) olalarak bilinen kurumsal kaynak planlama yazılımı
kullanan firmaların, büyük bilgi işlem departmanı olan, bir
sürü bilgisayarın birbirine bağlı olduğu, uluslararası şirketler
olduğunu düşünmektedir. Bu düşünce aslında ERP yazılımının çok
iyi tanınmamasından ve de yazılım yatırımının kısa vadede kurumlara
ciddi yük getiriyor olmasından kaynaklanıyor. Halbuki ERP yazılımları
başarıyla uygulanabilirse, orta vadede, maliyetleri direkt olarak
düşürmektedir. Bu yazılımların sağladığı diğer faydalara bakıldığında
ise, direkt olarak olmasa da maliyeti düşüren bir çok özellik
olduğu görülmektedir.
ERP paketleri temel olarak, organizasyonların farklı fonksiyonlarının
ve departmanlarının kullandığı enformasyonu entegre ederek
tek bir kontrol sistemine çevirir. Bu da, farklı departmanların
birbirlerinden habersiz bir şekilde bilgiyi yönetmelerinin
yerine herkesin aynı veri tabanını kullanması anlamına gelir.
Bu şekilde, bir kuruluştaki herkesin aynı bilgiye bakması
ve aynı dili konuşması sağlanır.
Özellikle belirli bir standarda ulaşmayı, iş akışlarını düzenlemeyi,
kontrollü bir şekilde büyümeyi ya da ayakta kalmayı hedefleyen
kuruluşlar, ERP ile daha az hata yapar, daha efektif çalışır
ve tüm verilere rahatlıkla ulaşırlar. Doğru ve güncel verilere
kolayca ulaşabilmek de tüm çalışanların firmada neler olduğunu
anlamasına yardımcı olur ve üst yönetime de stratejik karar
verme imkanı verir. Örneğin, satınalma departmanındaki bir
kişi ERP sisteminde, azalan ya da artan bir ham maddeyi rahatça
görebilir ve satınalmasını buna göre planlayabilir. Öte yandan
yapılan bir satınalma işlemi de anında kuruluşun muhasebe
kayıtlarında görülebilir. Bu hem satinalma departmanının işlerini
kolaylaştırır hem de yönetimin gelir ve gideri güncel olarak
izlemesine olanak verir.
Türkiye'deki Mevcut Durum
Şu anda Türkiye'deki duruma bakıldığında, bir çok orta ve
büyük ölçekli kuruluş, farklı departmanlarda, birbirinden bağımsız
değişik yazılımlar kullaniyor. Bu kuruluslarda, küçük ya da
büyük her departman farkli sistem ve teknik kullanarak is kayitlarini
tutmaya çalisiyorlar. Bu tür bir sistemde bir çok departman
ayni bilgileri tekrar tekrar giriyor ve bu girilen bilgiler
çogu zaman güncel olmuyor. Hatta, bu bilgilerin bir kismi zaman
zaman sadece kagitta oluyor. Örnegin bir çok firmada, Müşteri
ile ilgili bir bilgiye ulasilmak istendiginde, Müşteri bilgilerine
bir excel dosyasindan, Müşterinin yaptığı ödemelere bagimsiz
bir muhasebe programindan, gelen faturalara ise fiziksel arsivlerden
ulasiliyor. Böyle bir durumda, firmadaki yönetici Müşteriyle
konusurken, her türlü bilgiye ulasmak için farkli departmanlarla
kontaga geçmek ve bu bilgilerin güncelliginden ve doğrulugundan
emin olmak durumunda kaliyor. Buna karsilik ERP sistemi kullanan
bir firmada kullanici, Müşteri ile ilgili her türlü bilgiye
ayni sistem üzerinden kolayca ulasabiliyor ve en önemlisi de
bu bilgilerin güncel, doğru ve günvenilir oldugunda emin oluyor.
ERP'nin hayata geçirilmesi
ERP yazilimlari uygulamaya geçirilmeden önce asilmasi gereken
ciddi bir asama planlama ve sistem analizi asamasidir. ERP
sistemini kurmak, bir firmanın tüm birimlerini koordine etmek
anlamina geldigi için oldukça kompleks bir olaydir. Bu yüzden
ERP çözümleri saglayan firmaların dikkatli bir şekilde analiz
yapmasi ve asamalari çok iyi planlamasi gerekmektedir. Iyi
bir şekilde planlanmamis ve analiz edilmemis bir ERP projesi
yillar sürebilir. Bu da hesaplanmamis oldukça yüksek maliyetler
anlamina gelir. Bu yüzden ERP çözümü almayi planlayan bir
firmanın ERP'yi ve gerekli asamalari çok iyi biliyor olması
gerekir.
Problemlerin yasanabilecegi alanlari ve ERP projelerinin maliyetlerini
daha iyi anlayabilmek için 1993 yilindan beri Türkiye'de orta
ve büyük ölçekli firmalara ERP çözümleri sunan IAS Bilgi Islem
Islem Danismanlik'tan bilgi aldik.
IAS Danismanlik bölümünün belirledigi ve önemini vurguladigi
konular sunlar:
Planlama ve Proje Yönetimi IAS danismanlik bölüm başkani
Mazhar Tellibeyoglu, ERP projelerinin basarili olabilmesi
için, bilgi islem elemanlarina ve ilgili yöneticilere net
olarak zamanlamanin ve sorumluluklarin bildirilmesi gerektigini
vurguluyor ve ekliyor. "Projenin basarili olması için projenin
kapsami, zamanlamasi, maliyetleri ve bu maliyetlerin nasil
olustugu ekipteki insanlara net olarak anlatilmalidir.Aksi
takdirde projenin saglikli bir şekilde ilerlemesi mümkün degildir."
Tellibeyoglu, proje ekibi olusturulurken, Müşteri tarafinda
da ekibe seçilen elemanlarin teknolojideki bilgileri disinda,
firmalarınin ihtiyaçlari ve asamalari hakkinda da bilgili
olmasınin çok önemli olduğunu ifade ediyor.
Dokümantasyon
Tellibeyoglu, dokümentasyon bir ERP projesinin devam ettirilmesi
için çok muhimdir çünkü IT çalisanlarinin ve proje yöneticilerinin
sistemi analiz ve modifiye edebilmeleri muhakkak gerekecektir.
Ayni zamanda firmalardaki IT çalisanlarinin sürekli degisecek
ve bu yüzden yeni gelenlerin, is akisini ve sistemin nasil
çalistigini anlamalari çok gereklidir. Ayirca, dokümanasyon,
danismanlarin projeleri daha rahat izlemelerini ve gelistirmlerini
saglamaktadir.
Egitim
Tellibeyoglu, en önemli hatalardan birisinin ERP'yi kullanacak
kisilerin bu sistemi çok iyi ögrenmemeleri olduğunu belirtiyor:
"Çalisanlar, ERP sisteminin nasil kullanildigi, ne tür faydalari
oldugu konusunda egitilmelidir aksi takdirde ERP gibi rekabet
avantaji saglayacak bir çözümden tam olarak faydalanilamaz."
Danismanlik ücretleri
Küçük ve orta büyüklükte firmaların ekstra isle ilgilenebilecek
bir kaynagi olmadigi için ERP projesinin uygulamaya geçmesi
için bir çok asamada danismanlarin yardimina ihtiyaç duyulur.
Uygun bir danismanlik plani yapilmadigi takdirde, danismanlik
ücretleri kurumlarin bütçesine ekstra bir gider olarak gelecektir.
Tellibeyoglu, firmaların ERP yazılımı için anlasma yaparken
danismanlik kontratlarini çok dikkatlice incelemeleri gerektigini
ve ekliyor. "Her asama, zamanlama, projeden sorumlu kisilerin
konuya hakimiyeti, hedefler ve egitimler ek bir maliyet çikmamasi
için çok net olarak belirlenmelidir."
Özetle, ERP projeleri kompleks ve kisa vadede pahalidir fakat
uygun bir şekilde planlandigi ve uygulandigi takdirde, orta
ve uzun vadede firmaların maliyetlerini düsüren ve doğru karar
vermeyi saglayan araçlar saglayan karli bir çözümdür.
BT Vizyon Dergisi, Nisan 2003
|
